Tietosuojaseloste

TahkoExperience Oy:n tietosuojaseloste
Jokainen meistä arvostaa yksityisyyttään. Matkailupalveluja koskevan liiketoiminnan harjoittaminen ja palvelujen välittäminen yrityksille ja kuluttajille ei kuitenkaan olisi mahdollista ilman henkilötietojen käsittelyä. Käsittelemme rekisterinpitäjänä erityisesti asiakkaidemme ja potentiaalisten asiakkaiden yhteystietoja. Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, jotka liittyvät jo tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön, kuten nimi ja sähköposti. Tahko Experience Oy käsittelee asiakkaisiinsa, mukaan lukien potentiaaliset asiakkaat, liittyvää henkilötietoa tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Saatamme tehdä päivityksiä tietosuojaselosteeseen toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa, joten aika ajoin sinun kannattaa palata tähän tietosuojaselosteeseen.

Rekisterinpitäjä
Tahko Experience Oy
Y-tunnus: 2760911-5
Yhteystiedot: Laitisenmäki 318C, 73320 Nilsiä
Sähköposti: info@tahkoexperience.fi
www.tahkoexperience.fi
Yhteyshenkilö: Teija Kemppi
teija@tahkoexperience.fi
P. 0500 404330
Rekisterin nimi: Tahko Experience Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

Rekisteröidyt
Kotisivujen, online-palvelun, yhteistyökumppaneiden, yritysten verkkosivujen sekä puhelin- ja sähköpostimyynnin kautta saadut asiakaskontaktit.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaiden tietoja seuraavia tarkoituksia varten:

Markkinointi ja asiakasviestintä
Tahko Experience Oy toteuttaa digitaalista markkinointia, sähköpostimarkkinointia sekä kohdennettuja markkinointisisältöjä ja sosiaalisen median mainontaa potentiaalisille ja nykyisille asiakkailleen. Etsimme myös uusia mahdollisia asiakkaita tahkon palveluiden käyttäjiksi, joten yritysten yhteyshenkilötietoja käsitellään lisäksi markkinointi- ja viestintätarkoituksiin sekä markkinointiin liittyvien viestien ja sisältöjen kohdentamiseen. Markkinointi saattaa perustua automaattisen päätöksentekoon ja muodostettuihin asiakasprofiileihin sosiaalisen median mainoskampanjoissa, hakukonemarkkinoinnissa ja verkkosivustomme sisällöissä. Näiden osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on pääasiassa oikeutettu etumme. Henkilöllä on koska tahansa oikeus kieltää häneen kohdistuva suoramarkkinointi. Osittain suoramarkkinointi perustuu myös suostumukseen (uutiskirjeiden tilaaminen).

Rekisterinpitäjä ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f); Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy, kun rekisteröity lataa, lähettää tiedustelun, varauspyynnön tai yhteydenottopyynnön ja/tai muutoin käyttää rekisterinpitäjän tuotetta tai palvelua, tai rekisterinpitäjän asiakkaan tai palveluntuottajan tuotetta tai palvelua, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

Asiakkuudet, potentiaaliset asiakkaat ja sopimusten/varauspalvelun hoito
Asiakassuhteen perustaminen, hoito ja ylläpito kerryttää meille tietoa. Keräämme asiakkaisiimme ja potentiaalisiin asiakkaisiin liittyviä henkilötietoja henkilöiltä itseltään. Uusien potentiaalisten asiakkaiden osalta keräämme myös ns. prospektitietoja lähinnä yritysten verkkosivuilta. Potentiaalisten asiakkaiden osalta merkittävä lähde henkilötiedoille on kotisivumme ja sillä olevat lomakkeet ja toiminnot. Keräämme tietoa myös verkkosivustomme käyttöön liittyen Google Analytics -palvelun avulla. Asiakassuhteen aikana syntyy ja kerätään myös tietoa asiakasyrityksiin/asiakkaisiin liittyen. Potentiaalisia asiakkaita koskevia tietoja saatetaan saada myös yhteistyökumppaneiltamme.

Tyypillisesti keräämme asiakkaisiin liittyen erityisesti seuraavia henkilötietoja:
Etunimi
Sukunimi
Sähköpostiosoite
Titteli
Osoitetiedot
Työpuhelinnumero/ puhelinnumero
Työnantajayritys, sen yhteys- ja muut tiedot sekä y-tunnus
Kontaktin yhteyshenkilö
Asiakkuustaso
Henkilötietojen käsittelyperuste (sopimus, suostumus, oikeutettu etu)
Tahko Experiencen tehtävät asiakkaalle päin (soitto / sähköposti / varaukset/ tapaaminen)
Muistiinpanot /asiakas (soitto / tapaaminen / muut Tahko Experiencen tehtävät)
Soittotiedot (koska on soitettu ja mistä on puhuttu)
Tapaamista koskevat tiedot (koska tavattu ja mistä puhuttu)
Myyntihistoria
Sähköpostikirjeenvaihto
Markkinoinnin suostumukset / kiellot
Vastaavanlaisia tietoja voimme saada prospektoinnissa myös potentiaalisten asiakasyritysten verkkosivuilta.

Tämän mukaisesti henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän välittämien tuotteiden ja palveluiden markkinointiin, myyntiin, sekä tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen.Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse. Rekisterinpitäjänä myös luovuttamme tietoja luottamuksellisesti yhteistyökumppaneillemme, jotka käsittelevät henkilötietoja sopimuksemme nojalla. Yhteistyökumppanimme käsittelevät henkilötietoja sovitulla tavalla luottamuksellisesti ja vain niiden tarkoitusten edistämiseksi, joita on tässä tietosuojaselosteessa mainittu. Annamme tietoja yhteistyökumppaneille täyttääksemme velvoitteet sinua kohtaan, jotta voimme tarjota sinulle varaamasi palvelun.Tietojen antaminen yhteistyössä ohjelman toteuttaville takaa palvelujen laadun, turvallisuuden ja toimivuuden. Mikäli sallitte, käytämme tietoja myös pitääksemme sinut ajan tasalla sinua mahdollisesti kiinnostavista tapahtumista ja palveluista Tahkolla.
Tietoja voidaan luovuttaa alihankkijalle/yhteistyökumppanille myös laskutusta varten. Rekisterinpitäjän palveluiden tarjoaminen asiakkaille ja asiakkaan varausten hoitaminen (esimerkiksi varausvahvistuksen ja laskujen välittäminen asiakkaalle sähköpostilla tai verkkopankkimaksuna, maksujen valvonta ja perintä) on myös henkilötietojen käsittelyn tarkoitus.

Rekisterin tietosisältö/käsiteltävät henkilötietoryhmät
Seuraavien henkilöryhmien tietoja voidaan käsitellä: Rekisterinpitäjän asiakkaan tai asiakkaana olleen yrityksen tai työnantajayhteisön yhteyshenkilöt, Tahkoexperience -varaushallintaohjelmiston käyttäjät tai markkinointiluvan antaneet.
Rekisterinpitäjän ylläpitämän Tahkoexperience-palvelun käyttöön ottaneiden tahojen tapahtumiin tietonsa antaneiden henkilöiden tiedot tallennetaan tapahtuman ajan, mutta niitä ei käytetä markkinointitarkoituksiin eikä tietoja anneta ulkopuolisille.

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tiedot tilatuista palveluista (esim. tiedot aiemmin tehdyistä ja tulevista varauksista)ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot, asiakkaan maksutapatiedot (mm. maksuviitetiedot) sekä laskutustiedot, lainsäädännön mukaiset suoramainonnan kieltotiedot (uutiskirjeen postituslistalta poistuminen), asiakaspalaute -tiedot (palaute rekisterinpitäjän välittämistä palveluista ja muut asiakkaan suostumuksella saadut tiedot) Nettisivujen kautta/sähköpostilla saatu palaute. Muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot (esim. asiakkaan ilmoittama liikuntarajoite tai erikoisruokavalio), jotka ovat tarpeellisia hänen varaamansa palvelun toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen info@tahkoexperience.fi.

Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallennetut henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttämistä suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa (esim. avoin lasku tms.) Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä, ja muuta suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Kielto tulee osoittaa rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle (Teija Kemppi/teija@tahkoexperience.fi) Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää käsittelyn kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot oma-aloitteisesti tai henkilön pyynnöstä. Oikaisupyyntö on tehtävä aina kirjallisesti.

Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilön itsensä antamat tiedot www.tahkoexperience.fi -sivuston kautta: uutiskirjeen tilaus, tiedustelu-, varaus- tai tarjouspyyntö, palvelun käyttö, osallistuminen muutoin www.sivulla toteutettuun tietoja edellyttävään toimintoon.
Henkilötiedot rekisteröidyltä itseltään perustuen rekisteröidyn omaan ilmoitukseen myynti- tai asiakaspalvelutilanteessa puhelimitse, internetissä, sähköpostitse tai muulla tavalla. Tämän lisäksi tietoja voidaan kerätä asiakaspalautelomakkeelta ja sosiaalisten median palveluiden kautta sekä yritysasiakkaiden osalta yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä. Yhteys- ja asiakastietoja voidaan kerätä myös erilaisilla kilpailuilla ja markkinointikampanjoilla.
Kävijäseurannan tuottama data ja verkkomainosten seurantatiedot.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niistä on sovittu asiakkaan kanssa. Pyydettäessä asiakastietoja luovutetaan lain määräämille viranomaisille. Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Voimme siirtää tai luovuttaa henkilötietoja yhteistyökumppaneillemme, koska se on tarpeellista tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin. Tällaisia kumppaneitamme ovat esimerkiksi Tahkolla ohjelmapalveluita sekä ravintolapalveluita tuottavat kumppanimme, joiden palveluita välitämme.Näissä tilanteissa henkilötietoja käsitellään voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Voimme myös käyttää kolmansia palveluntarjoajia, kuten maksupalvelujen, perintäpalvelujen ja analytiikkapalvelujen tarjoajia suorittamaan tiettyjä henkilötietojen käsittelyä sisältäviä tehtäviä puolestamme. Muutoin emme myy tai luovuta tietojasi ulkopuolisille. Emme myöskään siirrä tietoja ETA-alueen ulkopuolelle..

Maksupalvelutarjoaja
Maksunvälityspalvelun toteuttajana ja maksupalveluntarjoajana toimii Paytrail Oyj (2122839-7) yhteistyössä suomalaisten pankkien ja luottolaitosten kanssa. Paytrail Oyj näkyy maksun saajana tiliotteella tai korttilaskulla ja välittää maksun kauppiaalle. Paytrail Oyj:llä on maksulaitoksen toimilupa. Reklamaatiotapauksissa pyydämme ottamaan ensisijaisesti yhteyttä tuotteen toimittajaan.
Paytrail Oyj, y-tunnus: 2122839-7
Innova 2
Lutakonaukio 7
40100 Jyväskylä
https://www.paytrail.com/kuluttaja/maksupalveluehdot

Käsittelyn kesto
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa.
Uutiskirjeen postituslistalta rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta.

Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

Rekisterin suojausperiaatteet
Järjestelmässä sijaitsevaan rekisteriin on käyttöoikeus vain Tahko Experience Oy:n yrittäjillä itsellään. Yhteistyökumppaneilla, jotka käyttävät TahkoExperience-varausohjelmaa, on käyttöoikeus niihin asiakastietoihin, jotka kohdistuvat heidän omiin palveluihin ja tuotteisiin. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden tai kumppanien toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä ja yhteistyökumppaneitamme, joille tietoja tarvitaan antaa palvelun takaamiseksi asiakkaalle. Muuten tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä. Järjestelmä on suojattu teknisin ratkaisuin. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.

Manuaalista aineistoa ei ole. Henkilötiedot ovat asianmukaisesti suojattu. Rekisterinpitäjä kerää tiedot tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tahko Experience Oy:n verkkopalvelun tietoliikenne on salattua eli teknisesti suojattua ja asiakas tunnistaa kyseisen palvelun osoitteen oikeellisuuden varmenteesta. Tahko Experiencen järjestelmiin tunnistauminen tarvitsee aina henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan.

Tarkastusoikeus, kielto-oikeus ja oikeus tulla unohdetuksi Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot sekä vaatia virheellisen tiedon korjaamista ja/tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistoa eli “oikeus tulla unohdetuksi”. Poikkeuksena Tahko Experience Oy:ä sitovat velvoitteet, esimerkiksi kirjanpitolaki. Yllä mainittujen oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee esittää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Tahko Experience Oy toimittaa kirjallisen vastauksensa asiakkaalle 30 päivän kuluessa siitä, kun kirjallinen pyyntö on saapunut Tahko Experience Oy:lle.

Evästeet engl. Cookies
Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämisessä, verkkosivuston käytön analysoimisessa, sekä markkinoinnin kohdentamisessa ja optimoinnissa.

Verkkosivuston käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Huomioithan, että evästeiden estäminen saattaa heikentää verkkosivustomme toimivuutta ja käyttökokemusta.

Käytämme kolmansien osapuolien tarjoamia seurantajärjestelmiä (esim. Google Analytics, Google Adwords), jotka käyttävät myös evästeitä. Nämä evästeet tallennetaan myös asiakkaan koneelle ja ne mahdollistavat nettisivun käytön analysoinnin. Evästeiden kautta saadut tiedot rekisterinpitäjän sivuston käytöstä sisältäen IP-osoitteen siirretään ja tallennetaan kolmansien osapuolien serverille. Seurantajärjestelmien avulla pyrimme tarjoamaan parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivustolla kävijälle.